SHAPTH und XWasser: Ist Ihr Labor bereit für 2027?
Verfasst von Markus Reicke
Die Digitalisierung des Trinkwassermeldewesens erreicht eine neue Stufe. Die Bundesländer beabsichtigen, SHAPTH und den XWasser-Standard ab dem 01.01.2027 als Standard und perspektivisch alleinigen Übertragungsweg für meldepflichtige Trinkwasserdaten einzuführen. Mögliche Übergangsregelungen können dabei länderspezifisch ausgestaltet werden.
Für viele Wasserlabore stellt sich daher nicht mehr die Frage, ob sie sich mit SHAPTH beschäftigen müssen, sondern wie schnell und wie umfassend. Dabei wird häufig unterschätzt, dass die Einführung weit mehr bedeutet als die Bereitstellung einer neuen technischen Schnittstelle. Selbst wenn ein LIMS-Hersteller bereits eine SHAPTH-Anbindung anbietet, ist damit noch nicht automatisch sichergestellt, dass das Labor als Ganzes auf die neuen Anforderungen vorbereitet ist. Stammdaten, Probenahmeprozesse, Datenqualität, Fehlerbehandlung und Meldeabläufe müssen gleichermaßen betrachtet werden.
Ein neuer Standard für den Datenaustausch
Über viele Jahre hinweg war der Austausch von Trinkwasserdaten von föderalen Strukturen geprägt. Unterschiedliche Landeslösungen und Datenformate führten insbesondere für überregional tätige Labore zu erheblichem administrativem Aufwand. Systeme wie NiWaDaB, TEIS, LabDüs oder Octoware standen exemplarisch für eine heterogene Landschaft, in der Anforderungen und Schnittstellen von Bundesland zu Bundesland variierten.
Mit SHAPTH soll dieser Flickenteppich durch einen einheitlichen Ansatz ersetzt werden. Grundlage dafür ist der XÖV-Standard XWasser, der ein bundesweit harmonisiertes Datenmodell für den Austausch von Trinkwasserdaten bereitstellt. SHAPTH fungiert dabei als gemeinsame, geschützte Austauschplattform der Bundesländer. XWasser-Dokumente, beispielsweise Prüfberichte, werden über REST-basierte Schnittstellen übertragen. GraphQL wird primär für Registerdaten und entsprechende Abfragen genutzt.
Das Ziel ist ein standardisierter und medienbruchfreier Informationsfluss zwischen Laboren, Gesundheitsbehörden und weiteren Beteiligten. Damit dies gelingt, müssen die zugrunde liegenden Daten jedoch eine deutlich höhere Standardisierung aufweisen, als sie in vielen Laboren heute vorhanden ist.
Die größte Herausforderung liegt meist nicht in der Schnittstelle
In zahlreichen Projekten zeigt sich, dass die technische Anbindung häufig nur einen vergleichsweise kleinen Teil des Gesamtaufwands darstellt. Wesentlich anspruchsvoller ist die Frage, ob die vorhandenen Daten überhaupt in der benötigten Form vorliegen.
Über viele Jahre sind in Laboren individuelle Strukturen entstanden. Parameterbezeichnungen, Einheiten, Probentypen oder Probenahmeinformationen wurden oft an die eigenen Prozesse angepasst. XWasser verlangt dagegen eine eindeutige und standardisierte Beschreibung der Daten. Jedes relevante Datenfeld muss auf die Zielstruktur abgebildet werden. Dieses Data Mapping bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Datenaustausch.
Besonders kritisch sind Informationen, die bislang lediglich in Freitextfeldern dokumentiert wurden. Was für interne Prozesse ausreichend war, kann im Rahmen einer automatisierten Datenübertragung schnell zum Problem werden. Fehlen verpflichtende Informationen oder können diese nicht eindeutig interpretiert werden, drohen Rückweisungen oder Nachbearbeitungen.
Zusätzlich gewinnt das Management von Codelisten an Bedeutung. Die fachlichen und regulatorischen Vorgaben hinter XWasser werden kontinuierlich weiterentwickelt. Labore sollten daher nicht nur aktuelle Codelisten verwenden, sondern auch sicherstellen, dass bereits übermittelte Daten langfristig nachvollziehbar bleiben. Empfehlenswert ist die revisionssichere Aufbewahrung der übermittelten XML-Dokumente, der verwendeten Schema-Versionen sowie der jeweils gültigen Codelistenversionen. Nur so lässt sich auch Jahre später noch nachvollziehen, auf welcher Grundlage eine Meldung erzeugt wurde.
Ein weiterer Punkt wird häufig übersehen: Nicht jede Untersuchung, die ein Labor durchführt, fällt automatisch in den Anwendungsbereich der Trinkwasserverordnung. Deshalb sollten Labore frühzeitig festlegen, welche zusätzlich beauftragten Analysen künftig über SHAPTH ausgetauscht werden sollen und wie diese im Stammdatenmodell sowie im Mapping-Konzept berücksichtigt werden.
Welcher Integrationsweg passt zum Labor?
Für die technische Anbindung an SHAPTH existieren unterschiedliche Ansätze. Welcher Weg der richtige ist, hängt maßgeblich von der bestehenden Systemlandschaft und den Planungen des jeweiligen LIMS-Herstellers ab.
Viele Labore bevorzugen eine direkte Integration in ihr bestehendes LIMS. Dieser Ansatz bietet den Vorteil, dass Daten ohne zusätzliche Zwischensysteme verarbeitet werden können. Voraussetzung ist jedoch, dass der Hersteller die erforderlichen Funktionen rechtzeitig bereitstellt und ausreichend Projektkapazität vorhanden ist.
Alternativ kann eine externe Integrationslösung eingesetzt werden. Dabei verbleiben die operativen Prozesse im bestehenden LIMS, während eine zusätzliche Komponente die Umwandlung in das XWasser-Format sowie die Kommunikation mit SHAPTH übernimmt. Dieser Ansatz eignet sich insbesondere dann, wenn kurzfristig keine native SHAPTH-Unterstützung verfügbar ist oder eine stärkere Entkopplung vom Kernsystem gewünscht wird.
Für Organisationen, die bis Anfang 2027 keine vollständig automatisierte Integration realisieren können, bietet das SHAPTH-Webportal eine mögliche Übergangslösung. Langfristig wird jedoch in den meisten Fällen eine automatisierte Anbindung erforderlich sein, um Aufwand und Fehlerrisiken zu reduzieren.
SHAPTH-ready muss nachgewiesen werden
Eine häufige Fehleinschätzung besteht darin, die Aussage eines Softwareanbieters zur SHAPTH-Fähigkeit mit tatsächlicher Betriebsbereitschaft gleichzusetzen.
Entscheidend ist letztlich nicht, ob eine Schnittstelle vorhanden ist, sondern ob der gesamte Informationsfluss zuverlässig funktioniert. Deshalb sollte jedes Labor einen vollständigen End-to-End-Test in der SHAPTH-PRE-Umgebung durchführen.
Dabei sollte ein realer Prüfbericht erzeugt, in das XWasser-Format überführt und über die vorgesehene Schnittstelle übertragen werden. Ebenso wichtig ist die Überprüfung der Rückmeldungen aus SHAPTH. Fehlerfälle, Ablehnungen, Korrekturen und erneute Übertragungen sollten bewusst getestet werden. Erst wenn der gesamte Prozess erfolgreich durchlaufen wurde, lässt sich die tatsächliche Einsatzbereitschaft belastbar bewerten.
Fehlerprozesse frühzeitig definieren
Auch eine technisch erfolgreiche Anbindung garantiert noch keinen stabilen Betrieb. Labore müssen frühzeitig klären, wie mit Fehlermeldungen und Rückweisungen umgegangen wird.
Idealerweise werden Datensätze bereits vor dem Versand gegen die geltenden XWasser-Strukturen, Pflichtfelder und Codelisten geprüft. Dadurch können viele Probleme erkannt werden, bevor eine Übertragung erfolgt. Dennoch wird es Situationen geben, in denen Meldungen abgelehnt oder nachträglich korrigiert werden müssen. Für diese Fälle sind klare Verantwortlichkeiten, transparente Eskalationswege und ein geeignetes Monitoring erforderlich.
Ebenso wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation aller Übertragungen und Rückmeldungen. Nur so können Fristen eingehalten und Anforderungen an Auditierbarkeit und Rückverfolgbarkeit erfüllt werden.
Qualität und Compliance bleiben zentrale Anforderungen
Unabhängig vom gewählten technischen Ansatz sollte der Informationsmanagement-Workflow angemessen verifiziert beziehungsweise validiert werden. Dabei geht es nicht um eine pauschale Validierung der gesamten Softwarelandschaft, sondern um den Nachweis, dass die relevanten Prozesse zuverlässig funktionieren.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen dabei Datenintegrität, Nachvollziehbarkeit, Zugriffssteuerung, Audit-Trails sowie die korrekte und vollständige Übertragung der Daten. Gerade im regulierten Umfeld der Trinkwasseranalytik werden diese Aspekte eine wichtige Rolle spielen.
SHAPTH Readiness Assessment: Wo steht Ihr Labor heute?
Viele Labore verfügen bereits über erste Informationen ihrer Softwareanbieter und haben sich mit den grundsätzlichen Anforderungen beschäftigt. Häufig fehlt jedoch ein klares Bild darüber, welche konkreten Handlungsfelder im eigenen Haus tatsächlich bestehen.
Genau hier setzt ein strukturiertes SHAPTH Readiness Assessment an. Ziel ist es, Transparenz über den aktuellen Reifegrad von Systemen, Daten und Prozessen zu schaffen. Dabei werden bestehende Stammdaten analysiert, mögliche Datenlücken identifiziert und die SHAPTH- beziehungsweise XWasser-Fähigkeit des vorhandenen LIMS bewertet. Darüber hinaus werden Integrationsoptionen betrachtet, Anforderungen an Mapping und Stammdatenmanagement herausgearbeitet sowie Fehler- und Eskalationsprozesse bewertet.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Definition praxisnaher Test- und Abnahmeszenarien einschließlich eines End-to-End-Tests in der PRE-Umgebung. Das Ergebnis ist eine konkrete Roadmap, die den Handlungsbedarf priorisiert und einen realistischen Weg bis zur produktiven Einführung aufzeigt.
Als unabhängige Beratung für Labor-Digitalisierung, Integration und Datenmanagement unterstützt wega Labore dabei, diese Fragestellungen strukturiert und herstellerneutral zu bearbeiten.
Schlussfolgerung
SHAPTH und XWasser schaffen die Grundlage für einen bundesweit einheitlichen Austausch von Trinkwasserdaten. Für Labore beginnt die Herausforderung jedoch lange vor der ersten Datenübertragung. Stammdatenqualität, Mapping, Prozessgestaltung, Fehlerbehandlung und Testmanagement entscheiden letztlich darüber, ob die Einführung erfolgreich verläuft.
Der Januar 2027 ist erreichbar. Voraussetzung ist jedoch eine frühzeitige und fokussierte Vorbereitung. Wer bereits heute Transparenz über den eigenen Handlungsbedarf schafft, reduziert Projektrisiken und schafft die Grundlage für einen reibungslosen Übergang.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht, ob Ihr Softwareanbieter eine SHAPTH-Schnittstelle bereitstellt.
Die entscheidende Frage lautet: Ist Ihr Labor wirklich bereit für SHAPTH?
Sind Sie bereit, den nächsten Schritt in Richtung SHAPTH-Konformität zu machen?
wega unterstützt Wasserlabore bei der Einführung von SHAPTH durch eine Lückenanalyse, ein Mapping-Konzept, Unterstützung bei der Umsetzung, umfassende Tests sowie Schulungen vor der Inbetriebnahme.