Versand von Substanzen aus dem Compound Management
Geschrieben von Sabrina Leuenberger
Das Compound Management ist eine zentrale Dienstleistung in der Pharma- und Biotechnologiebranche für die Verwaltung chemischer und biologischer Wirkstoffe, die in Forschung und Entwicklung zum Einsatz kommen. Zu den Standarddienstleistungen gehören die Lagerung chemischer und biologischer Wirkstoffe, deren Bereitstellung sowie die gesamte Logistik für den Versand an Labore. Im Kontext globaler Netzwerke von Service- und Forschungslabors ist ein reibungsloser Versand von größter Bedeutung. Dies erfordert eine Kombination aus fortschrittlicher Logistikplanung, Kenntnis der Vorschriften und technologischen Lösungen, um die Qualität und Integrität der versendeten Verbindungen sicherzustellen.
Basierend auf unserer Erfahrung mit Softwarelösungen zur Unterstützung des Versands von Forschungsverbindungen möchten wir einige Punkte hervorheben, bei denen technische Lösungen den Versand von Verbindungen erheblich unterstützen und vereinfachen können.
Verpackungsoptimierung
Um die Qualität der Substanzen zu garantieren und den rechtlichen Anforderungen zu genügen, muss der richtige Verpackungstyp ausgewählt werden. Ist die Grösse gut an das Volumen des zu versendenden Materials angepasst, können Kosten und Verpackungsmaterial gespart werden.
Hierbei kann eine digitale Lösung helfen die richtige Verpackung mit den optimalen Dimensionen zu finden. Dazu müssen die geltenden Vorschriften an die Verpackung und das Volumen des Versandmaterials berücksichtigt werden.
In Bezug auf einer Softwarelösung setzt das voraus, dass sowohl das zur Verfügung stehende Verpackungsmaterial, die Verpackungsanforderungen sowie auch die Behälter der Substanzen mit allen notwendigen Daten in der digitalen Lösung hinterlegt werden.
Überwachung der Substanzen während dem Transport
Damit die Qualität der Substanzen erhalten bleibt, müssen sie oft unter definierten Bedingungen versendet werden, z.B. bei -80°C. Da die Versanddauer und die Aussenbedingungen variieren, kann das zu ungewollten Veränderungen der paketinternen Bedingungen führen, welche wiederum die Qualität der Substanzen beeinträchtigen. Um allfällige Abweichungen von den erforderlichen Bedingungen zu erfassen, werden dem Paket Datenlogger beigegeben, die z.B. die Temperaturen im Paket aufzeichnen. Die Datenlogger werden im Anschluss des Transportvorganges elektronisch ausgelesen und idealerweise können diese anschliessend im Compound Management System den entsprechenden Behälter zugewiesen werden. Das erlaubt es allfällige Massnahmen vorausschauender und zielgerichteter zu definieren.
Automatische Erstellung von Versanddokumenten
Für den Versand von chemischen oder biologischen Substanzen, müssen verschiedene Dokumente erstellt und dem Paket beigelegt werden. Je nach Zielland, Inhalt und Transportmittel können dies unterschiedlichen Dokumente sein. Standardmässig braucht es jedoch auf jeden Fall eine Packliste und eine Handelsrechnung.
Die Packliste beinhaltet eine Auflistung alle Behälter sowie Zusatzmaterial wie zum Beispiel Trockeneis.
Beim internationalen Versand dient die Handelsrechnung als Zollabfertigungsdokument. In Abhängigkeit des Ziellandes kann es im Detail unterschiedlich ausgestaltet sein. Gewisse Länder haben spezifische Anforderungen an Handelsrechnungen, aber im Allgemeinen enthält diese:
- Eine Beschreibung des Inhaltes
- Das Herkunftsland
- Das Zielland/Empfänger
- Die HS - Zolltarife der versendeten Substanzen
- Der Wert der Substanzen, wobei zwischen dem Zoll- und dem Handelswert unterschieden werden kann. Der Handelswert im Umfeld des Compound Managements kann zum Beispiel unter gegebenen Umständen und in Absprache mit den zuständigen Behörden auf 0 gesetzt werden.
Neben der Packliste und der Handelsrechnung können noch weitere Dokumente dazukommen, zum Beispiel ein Frachtbrief oder Einfuhrlizenzen.
Die meisten der benötigten Daten, sind in internen Systemen hinterlegt und können abgefragt werden, um die benötigten Dokumente in einer automatisierten Art und Weise erstellen zu lassen.
Einige Daten können von externen Anbietern bezogen werden, z. B. der HS-Code, der auf der Handelsrechnung angegeben werden muss. Diese können über Schnittstellen zu Serviceanwendungen automatisch integriert werden. Beispiele für solche Anwendungen sind CHemTS und der Compliance Checker von Chemaxon (chemaxon.com), verschiedene Plattformen von Scitegrity (HS-Codes | Potenzial für Drogenmissbrauch | Regulierte Chemikalien) oder Illuminator von UL Solutions (Illuminator® | UL Solutions).
Automatische Generierung eines Versandauftrags
Nicht zuletzt können Anwendungen auch die Erstellung von Versandaufträgen vereinfachen. Transportunternehmen bieten in der Regel Schnittstellen zu ihren Systemen an. Diese können genutzt werden, um die erforderlichen Daten direkt oder über eine Datei an das System des Transportunternehmens zu übertragen. Ein Beispiel hierfür ist die FedEx-Schnittstelle. Auf diese Weise lassen sich auch Tracking-Funktionen in die eigenen Anwendungen integrieren. Diese werden in der Regel vom Transportunternehmen angeboten und sind unabhängig von den Systemen des Versenders.
Zusammenfassung
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Versand von Substanzen dank elektronischer Unterstützung zu vereinfachen. Die konkrete Umsetzung einer geeigneten Kombination dieser verschiedenen Optionen, kann zu einer individuell angepassten Lösung führen, die in einem optimalen Verhältnis zwischen Aufwand und Ertrag steht und einen echten Mehrwert zur Optimierung des Versandprozesses bietet.
